Hướng dẫn kê khai thuế TNCN theo quý từ quý 2/2026 trở đi

1. Hướng dẫn kê khai thuế TNCN theo quý mới nhất năm 2026

Từ quý 2/2026, doanh nghiệp không còn thực hiện kê khai thuế TNCN theo tháng đối với tờ khai 05/KK-TNCN và 02/KK-TNCN mà chuyển sang kê khai theo quý.

1.1. Đối tượng áp dụng khai thuế TNCN theo quý

Quy định khai thuế TNCN theo quý áp dụng đối với tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập và cá nhân trực tiếp khai thuế.

Trong đó:

Đối với tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập

Đối với cá nhân trực tiếp khai thuế

Toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp có phát sinh trả thu nhập từ tiền lương, tiền công đều thực hiện khai thuế TNCN theo quý bằng mẫu 05/KK-TNCN (Không còn phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã kê khai thuế GTGT theo tháng hay theo quý như trước đây)

LƯU Ý:

Doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai trong trường hợp không phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ. Chỉ được miễn nộp khi cả quý không phát sinh chi trả thu nhập.

Áp dụng đối với cá nhân nhận thu nhập nhưng không thực hiện khai thuế thông qua tổ chức chi trả như:

- Nhận thu nhập từ nước ngoài

- Làm việc cho tổ chức quốc tế, đại sứ quân chưa khấu trừ thuế

- Nhận thưởng bằng cổ phiếu

Cá nhân thực hiện kê khai theo quý bằng mẫu số 02/KK-TNCN

1.2. Thời hạn nộp hồ sơ và tiền thuế

Hạn nộp hồ sơ khai thuế TNCN theo quý và tiền thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.

Ví dụ: Kê khai quý 2/2026 (tháng 4, 5, 6) thì hạn nộp là ngày 31/7/2026.

Trường hợp hạn nộp trùng ngày nghỉ, ngày lễ thì được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo theo quy định.

Người nộp thuế cần thực hiện đúng thời hạn để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

(Theo khoản 1 Điều 44 Luật Quản lý Thuế 2019)

1.3. Quy trình nộp tờ khai thuế TNCN online

Có 02 cách khai thuế TNCN theo quý: (1) Kê khai trực tiếp trên Cổng Thuế điện tử dichvucong.gdt.gov.vn (Phù hợp cho dữ liệu nhỏ ít nhân sự) hoặc (2) Nộp qua phần mềm HTKK (Khuyên dùng cho dữ liệu lớn/nhiều nhân sự).

Chi tiết quy trình nộp tờ khai thuế TNCN quý như sau:

Cách 1: Kê khai trực tiếp trên web (Phù hợp cho dữ liệu nhỏ ít nhân sự)

Bước 1: Truy cập Cổng Thuế điện tử dichvucong.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử (hoặc VNelD).

Bước 2: Lựa chọn thủ tục hành chính và biểu mẫu tờ khai (02/KK-TNCN hoặc 05/KK-TNCN)

Bước 3: Điền trực tiếp các số liệu vào tờ khai trực tuyến hiển thị trên màn hình.

Bước 3: Kiểm tra số liệu, nhập mã xác nhận, lấy mã OTP hoặc dùng chữ ký số để nộp tờ khai.

Lưu ý: Giao diện kê khai trực tuyến trên web không có chức năng lưu nháp nên chỉ phù hợp khi doanh nghiệp có ít dữ liệu. Nếu dữ liệu nhiều, việc rớt mạng, lỗi trình duyệt hoặc quá thời gian đăng nhập (time-out) trong lúc đang nhập liệu thì có thể xảy ra lỗi dữ liệu bị mất và phải nhập lại từ đầu.

Cách 2: Nộp qua phần mềm HTKK (Khuyên dùng cho dữ liệu lớn/nhiều nhân sự)

Bước 1: Lập tờ khai trên phần mềm HTKK phiên bản mới nhất.

Bước 2: Kiểm tra số liệu và kết xuất tờ khai định dạng XML.

Bước 3: Truy cập Cổng Thuế điện tử dichvucong.gdt.gov.vn và đăng nhập hệ thống.

Bước 4: Chọn chức năng nộp tờ khai XML, tải file XML lên hệ thống và thực hiện xác thực bằng OTP hoặc chữ ký số để hoàn tất nộp hồ sơ.